RODO w małej firmie – od czego zacząć?

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, obowiązuje wszystkie firmy przetwarzające dane osobowe – niezależnie od ich wielkości. Małe firmy często nie wiedzą, od czego zacząć, by spełnić wymagania RODO. Oto podstawowe kroki, które pomogą wdrożyć przepisy w Twojej działalności.

1. Zidentyfikuj dane osobowe, które przetwarzasz

Przeanalizuj, jakie dane zbierasz i w jakim celu. Mogą to być dane klientów, pracowników, kontrahentów – np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, PESEL. Określ źródła danych i sposób ich przetwarzania (np. system CRM, formularze online, e-mail).

2. Ustal podstawy prawne przetwarzania danych

RODO wymaga, by każda operacja na danych miała uzasadnienie prawne. Najczęściej są to: zgoda osoby, realizacja umowy, obowiązek prawny (np. fakturowanie), uzasadniony interes firmy. Ważne, by umieć wykazać, na jakiej podstawie działasz.

3. Przygotuj wymagane dokumenty

Stwórz lub zaktualizuj politykę prywatności, klauzule informacyjne (np. przy zbieraniu danych przez formularze) oraz umowy powierzenia danych, jeśli korzystasz z usług firm zewnętrznych (np. księgowości, hostingu, newslettera).

4. Zapewnij bezpieczeństwo danych

Zadbaj o środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed dostępem osób nieuprawnionych – np. hasła, kopie zapasowe, dostęp tylko dla upoważnionych pracowników. Warto też szkolić zespół w zakresie ochrony danych osobowych.

5. Spełniaj prawa osób, których dane dotyczą

RODO daje osobom fizycznym szereg praw: dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych. Musisz być gotów na realizację takich żądań – w ustawowym terminie 30 dni.

Podsumowanie

RODO nie musi być skomplikowane, nawet w małej firmie. Kluczem jest świadomość, jakie dane przetwarzasz, w jakim celu i jak je chronisz. Warto zadbać o dokumentację, procedury i podstawowe środki bezpieczeństwa – to nie tylko obowiązek, ale także sposób na budowanie zaufania klientów.